We are interconnected with nature, and with each other. What we do to the planet and its living creatures, we do to ourselves.
This is the fundamental truth guiding our work at the David Suzuki Foundation.

Founded in 1990, the David Suzuki Foundation is a national, bilingual non-profit organization headquartered in Vancouver, with offices in Toronto and Montreal.

Through evidence-based research, education and policy analysis, we work to conserve and protect the natural environment, and help create a sustainable Canada. We regularly collaborate with non-profit and community organizations, all levels of government, businesses and individuals.

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Focus: Mitigation or Adaptation

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Protecting nature and fostering a sustainable Canada through research, education, and policy.

TITLE: Executive Assistant TERMS: Permanent full-time (34 hours/four-day week)  LOCATION: Hybrid Vancouver REPORTS TO: Executive Director SALARY: $70K– $75K THE ROLEThe Executive Assistant to Senior Leadership reports to the Executive Director (ED)  and supports the EDs and the Senior Director, Operations’ daily activities, managing their schedules, sorting and prioritizing correspondence, maintaining and updating financial records and processes, and preparing correspondence and meeting materials as required.  This role is an important conduit for Senior Leadership’s various workstreams and facilitates connection and collaboration between Senior Leadership, the Leadership team and its working groups, the Board of Directors, external audiences, and staff across the organization.KEY RESPONSIBILITIES<ul><li>Provide administrative support to the Executive Director and Senior Director, Operations including managing calendars, responding to requests, preparing reports, drafts, and correspondence.</li><li>In close collaboration with Senior Leadership staff, Board Planning, and Reporting Manager, Board directors, and the Leadership team, support board and board committee meeting planning and preparation.</li><li>Support board record maintenance and filing architecture.</li><li>Provide scheduling, agenda-setting, and minute-taking support for Leadership Team meetings and other meetings as required.</li><li>In close collaboration with the Senior Leadership team, routinely review department priorities and update/maintain Senior Leadership’s identified annual and strategic plan deliverables via relevant platforms/documents.</li><li>Support departmental and board events and retreat planning, including Leadership Team, All-Staff, and board retreats.</li><li>In close collaboration with the Finance and Administration department, coordinate recurring financial, administrative, and operational processes for the Senior Leadership team to ensure a seamless workflow, including assisting Finance team with securing appropriate signing authority.</li><li>Support Executive Director and Senior Director, Operations with budget management, including support with contracts and tracking budget over/under spends and variances.</li><li>Ensure accurate and timely expense processing to enable transparent financial tracking and reporting.</li><li>Support Senior Leadership’s external relationship stewardship (i.e. vendors, donors, and general inquiries).</li><li>Support the training of team members on the use of financial tools and forms, and adherence to established administrative policies and processes of the organization.</li><li>Maintain and update department’s administrative database and filing systems.</li><li>Research and provide recommendations on special projects/tasks as required.</li><li>Other duties as required</li></ul>TITRE DU POSTE : Adjoint.e de direction CONDITIONS : Poste permanent, à temps plein (34 heures hebdomadaires; semaine de quatre jours)  LIEU DE TRAVAIL : Hybride, à Vancouver SUPERVISION IMMÉDIATE : Direction générale  SALAIRE : Entre 70 000 et 75 000 $ par an DESCRIPTION DU POSTEL’adjoint.e de direction assiste la direction principale et relève de la direction générale. Cette personne épaule les membres de la direction générale et de la direction principale des opérations dans leurs activités quotidiennes : gestion des emplois du temps, tri et priorisation de la correspondance, tenue et mise à jour des dossiers et des processus financiers, préparation de la correspondance et des documents liés aux réunions, selon les besoins. Elle joue un rôle important dans la gestion des différents dossiers qui relèvent de la direction principale et favorise les liens et la collaboration entre la direction principale, l’équipe de direction et ses groupes de travail, le conseil d’administration, les publics externes et le personnel de la Fondation.PRINCIPALES RESPONSABILITÉS<ul><li>Apporter un soutien administratif à la direction générale et à la direction principale des opérations (gestion des emplois du temps, réponse aux demandes, préparation des rapports, des ébauches et de la correspondance, par exemple).</li><li>Aider à la planification et à la préparation des réunions du conseil d’administration et des comités du conseil d’administration, en étroite collaboration avec la direction principale, l’équipe de planification du conseil d’administration, la personne responsable de la reddition de comptes, le conseil d’administration et l’équipe de direction.</li><li>Contribuer à la tenue des dossiers du conseil d’administration et à leur structure de classement.</li><li>S’occuper de la programmation des réunions de l’équipe de direction et d’autres réunions, le cas échéant, de l’établissement des ordres du jour et de la rédaction des procès-verbaux des réunions.</li><li>En étroite collaboration avec l’équipe de la direction principale, revoir les priorités du service, mettre à jour (au besoin) les livrables des plans annuels et stratégiques qui ont été établis par la direction sur les plateformes ou les documents pertinents, et ce, de manière régulière.</li><li>Aider à l’organisation des événements et des retraites du service et du conseil d’administration, notamment des retraites destinées à l’équipe de direction, à l’ensemble du personnel, et au conseil d’administration.</li><li>En étroite collaboration avec les services financiers et administratifs, coordonner les processus financiers, administratifs et organisationnels récurrents pour l’équipe de la direction principale afin d’assurer la fluidité du travail, notamment en aidant l’équipe des finances à obtenir les autorisations de signature nécessaires.</li><li>Épauler la direction générale et la direction principale des opérations dans la gestion du budget, y compris les contrats ainsi que le suivi des dépassements et des écarts de budget.</li><li>Effectuer le traitement des dépenses de manière précise et diligente pour permettre une transparence dans le suivi et les rapports financiers.</li><li>Assister la direction principale dans la gestion des relations avec l’extérieur (p. ex., fournisseurs, donateur.trice.s et demandes générales).</li><li>Aider les membres de l’équipe à se former à l’utilisation des outils et des formulaires financiers et à se conformer aux politiques et aux procédures administratives établies par l’organisme.</li><li>Assurer la tenue et la mise à jour de la base de données et des systèmes de classement administratifs du service.</li><li>Effectuer des recherches et formuler des recommandations sur des tâches ou des projets spéciaux, le cas échéant.</li><li>S’acquitter d’autres tâches, selon les besoins</li></ul>

Executive Assistant / Adjoint.e de direction

TITLE: Specialist, Digital Fundraising TERMS: Permanent, full-time (4-day week). LOCATION: Flexible; proximity to one of our three offices in Vancouver (məθkʷəy̓əm, Sḵwx̱wú7mesh, and səlilwətaɬ territories), Montreal (Kanien’kehà:ka territory), or Toronto (Tkaronto, the traditional territory of many nations including the Mississaugas of the Credit, the Anishinaabe, the Chippewa, the Haudenosaunee, and the Wendat peoples) is preferred. REPORTS TO: Development Manager, Annual Giving SALARY: $55,675-$72,050 DESIRED START DATE: March/April 2025 THE ROLEAs an integral part of the Development team (Community Giving), the Specialist, Digital Fundraising is responsible for leading and implementing digital fundraising initiatives, playing a key role in DSFs engagement, fundraising and stewardship efforts.KEY RESPONSIBILITIES<ul><li>Develop and lead digital fundraising strategy to grow audiences and funding by building on ongoing campaign and trend analysis, keeping up-to-date on industry best practices and aligning campaigns with organizational engagement strategy.</li><li>Manage campaigns, including producing and sending emails, developing and maintaining donation forms and implementing A/B testing. Oversee content creation, working with internal editors and graphic design staff to produce compelling fundraising content. </li><li>Collaborate with digital team on building segmented email lists, campaign reporting, and fundraising-related social media and web page properties.</li><li>Work with digital team and vendors to ensure online fundraising platforms are up-to-date, providing information needed for vendor support and testing fixes when provided. </li><li>Contribute to wider DSF engagement strategy to grow online community through passive and active acquisition and retention tactics. Work closely with engagement team to ensure fundraising campaigns fit within wider organizational context and benefit from other DSF initiatives and external events. Bring fundraising expertise to wider DSF engagement campaigns.</li><li>Collaborate with other development staff on integrated, multi-channel campaigns.</li><li>Support donor relations team with online donation processing platform issues and donor inquiries such as missing acknowledgments, fields not working, etc. Act as liaison with platform vendors as needed.</li></ul>TITRE DU POSTE : Spécialiste des campagnes de financement numériques CONDITIONS : Poste permanent à temps plein (semaine de quatre jours) LIEU DE TRAVAIL : Flexible. Idéalement à proximité d’un de nos trois bureaux, situés à Vancouver (territoire des xʷməθkʷəy̓əm, des Sḵwx̱wú7mesh et des səlilwətaɬ), à Montréal (territoire des Kanien’kehà:ka) et à Toronto (Tkaronto, le territoire traditionnel de nombreuses nations dont les Mississaugas de Credit, les Anishinaabe, les Chippewa, les Haudenosaunee et les Wendat). SOUS LA RESPONSABILITÉ DU : Responsable du développement, dons annuels SALAIRE : Entre 55 675 $ et 72 050 $ par an DATE D’ENTRÉE EN FONCTION SOUHAITÉE : Mars ou avril 2025 DESCRIPTION DU POSTELe ou la spécialiste des campagnes de collecte de fonds numériques fait partie intégrante de l’équipe du développement (Dons de la communauté). Sa mission consiste à élaborer et à mettre en œuvre des initiatives de collecte de fonds numériques. À ce titre, la personne joue un rôle clé dans les efforts d'engagement, de collecte de fonds et de fidélisation des donateur.trice.s.PRINCIPALES RESPONSABILITÉS<ul><li>Élaborer et diriger la stratégie de collecte de fonds numérique afin d’accroître la base de donateur.trice.s et le financement, en s’appuyant sur l'analyse continue des campagnes existantes et les tendances; en restant à jour sur les meilleures pratiques du secteur et en alignant les campagnes avec la stratégie de mobilisation de l'organisation.</li><li>Gérer les campagnes, y compris la rédaction et l’envoi des courriels, l’élaboration et la mise à jour des formulaires de dons et la mise en œuvre de tests A/B. Encadrer la création de contenu, en collaboration avec l’équipe de rédaction interne et l’équipe de conception graphique, afin de proposer des messages de collecte de fonds convaincants. </li><li>Collaborer avec l’équipe du volet numérique pour créer des listes d’adresses électroniques segmentées; collecter les données d’analyses des campagnes et créer du matériel pour les médias sociaux et les pages Web en lien avec les activités de financement.</li><li>Travailler avec l’équipe du volet numérique et les fournisseurs pour veiller aux mises à jour des plateformes de collecte de fonds en ligne en procurant les données nécessaires au fournisseur et en testant les correctifs, le cas échéant. </li><li>Participer, de manière globale, à la stratégie de mobilisation de la FDS, pour faire croître la communauté d’internautes de la Fondation à partir de tactiques d’acquisition et de rétention passives et actives. Travailler étroitement avec l’équipe de mobilisation pour veiller à ce que les campagnes de financement s’inscrivent dans la dynamique organisationnelle globale et puissent être portées par d’autres initiatives de la FDS et par des événements externes. Apporter des compétences en collecte de fonds, applicables à l’ensemble des campagnes de mobilisation de la FDS.</li><li>Travailler avec d’autres membres de l’équipe du développement sur des campagnes multicanaux intégrées.</li><li>Épauler l’équipe des relations avec les donateur.trice.s en cas de problèmes avec la plateforme de traitement des dons en ligne ou de questions des donateur.trice.s (accusés de réception non reçus, champs ne fonctionnant pas, etc.). Assurer la liaison avec les fournisseurs de plateformes, le cas échéant.</li></ul>

Specialist, Digital Fundraising / Spécialiste des campagnes de collecte de fonds numériques

Position Title: Assistant Controller Department: Finance  Terms: Permanent, full-time (34 hours/week) Managing Relationships:  <ul><li>Reports to Controller. </li><li>Supervises 1 employee: Finance Coordinator/Accounts Payable Accountant   </li></ul>Remote Work: 2 days per week in the office with the occasional flexibility as needed Location: Vancouver Office, with hybrid schedule Salary: $75,000-$90,000  About the role:   This is a pivotal and hands-on role that provides essential support in managing the Foundation’s accounting functions to optimize financial support for the organization. The Assistant Controller supports the budgeting and financial planning processes in collaboration with the Controller and Director, Finance. The Assistant Controller ensures compliance with all regulatory requirements, establish and maintain effective design and operation of internal controls. Additionally, the Assistant Controller will supervise the Finance Coordinator/Accounts Payable Accountant in their day-to-day tasks, ensuring adherence to finance protocols, particularly for accounts payable processes. The Assistant Controller works collaboratively with all departments to improve financial literacy and provide financial leadership. Responsibilities Financial Reporting, Budgeting, Forecasting, and Analysis <ul><li>Assist in preparing and reviewing financial statements, ensuring compliance with accounting standards and regulatory requirements. </li><li>Contribute to the creation and monitoring of budgets, forecasts, financial plans, and cash flows. </li><li>Support tracking and budgeting of deferred revenue. </li><li>Analyze financial data to provide insights and recommendations for improving financial performance. </li></ul>Operations and Payroll Processing <ul><li>Review employee payroll for processing, ensuring accuracy and meeting all deadlines for tax filings and benefits contributions. </li><li>Collaborate with People, Culture, &amp; Equity for payroll and benefit administration. </li><li>Oversee monthly bank reconciliations, deposits/withdrawals, expense reimbursements, cheque payments, online bill payments, wire transfers, and credit card payments. </li><li>Review all Accounts Payable transactions, including company credit cards  </li><li>Liaise with external auditors, banks, investment advisors, and vendors as required. </li></ul>Internal Controls &amp; Compliance <ul><li>Implement and maintain internal controls to safeguard organization assets and ensure accurate financial reporting </li><li>Ensure adherence to laws, accounting standards, and regulations (GAAP, ASNPO, CRA rules). </li><li>Maintain financial records and regulatory filings, ensuring compliance with approval/authorization procedures. </li><li>Identify and manage financial risks, ensuring data is secure and backed up, and appropriate insurance coverage is in place. </li></ul>Audit and Tax Preparation <ul><li>Support internal and external audit preparation, including gathering documentation and responding to inquiries. </li><li>Ensure timely completion of annual audits and maintain ongoing communication with external auditors. </li><li>Assist with annual and quarterly tax preparation, ensuring accuracy and compliance with tax laws at all levels. File tax returns and ensure payments are made by deadlines to avoid penalties. </li></ul>Month-End and Year-End Close <ul><li>Assist with the month-end and year-end closing processes, including monthly reconciling revenue, accounts receivable, prepaids, investments, capital assets, and accrual accounts, and ensuring financial transactions are recorded accurately. </li></ul>People Management <ul><li> Provide direct supervision to one employee, the Finance Coordinator/Accounts Payable Accountant. </li><li>Ensures that accounting operations are effective and running smoothly. </li><li>Work is assigned and scheduled based on the team members’ skills, strengths, and capacity/workloads. </li><li>Feedback and coaching are provided on an ongoing and timely basis. </li><li>People management duties are fulfilled, including oversight of employees’ performance, time and attendance, and acting as the first point of contact for HR-related matters. </li></ul>Other Duties as Required                                                                                  Titre: Contrôleur·euse adjoint·e Service: Finances Condition: Poste permanent à temps plein (34 heures par semaine)  Superviseur immédiat: Contrôleur·euse Supervise 1 employé: Coordinateur·rice financier/comptable    Travail à distance: 2 jours par semaine au bureau avec une flexibilité occasionnelle selon les besoins.   Lieu de travail: Bureau de Vancouver avec un horaire hybride.  Salaire: 75 000 $ - 90 000 À propos du poste Ce poste névralgique assorti de tâches concrètes fournit un soutien essentiel à la gestion des activités comptables de la Fondation en vue d’optimiser le financement qu’elle reçoit. La personne titulaire du poste participe aux processus de planification budgétaire et financière, en collaboration avec le·a contrôleur·euse et la direction des Finances. Elle veille au respect de toutes les exigences réglementaires et s’occupe d’établir et de gérer les règles et le fonctionnement des contrôles internes. En outre, le·a contrôleur·euse adjoint·e supervisera le·a coordinateur·rice financier/le·a comptable des comptes fournisseurs dans leurs tâches quotidiennes, en veillant au respect des protocoles financiers, en particulier pour les processus liés aux comptes fournisseurs.  Cette personne collabore avec tous les services afin d’améliorer leur littératie financière et de leur fournir une orientation en matière de finances. Responsabilités Rapports financiers, budgets, prévisions et analyses financières <ul><li>Collaborer à la préparation et à la révision des états financiers, en veillant au respect des normes comptables et des exigences réglementaires. </li><li>Participer à l’établissement et au suivi des budgets, des prévisions, des plans financiers et des flux de trésorerie. </li><li>Superviser le suivi et la gestion budgétaire des produits comptabilisés d’avance. </li><li>Analyser les données financières pour fournir des perspectives et des recommandations sur l’amélioration de la performance financière. </li></ul>Gestion des activités et du personnel <ul><li>Examiner le registre du personnel aux fins de traitement de la paie, en veillant à l’exactitude des renseignements et au respect de toutes les échéances concernant les taxes, les impôts et les cotisations aux régimes d’avantages sociaux. </li><li>Collaborer avec le service du Personnel, de la culture et de l’équité relativement à l’administration du registre du personnel et des avantages sociaux. </li><li>Superviser les rapprochements bancaires, les dépôts et les retraits, le remboursement des dépenses, les paiements par chèque, les paiements de factures en ligne, les virements de fonds et les paiements par carte de crédit. </li><li>Assurer la liaison avec les vérificateur·trice·s externes, les banques, les conseiller·ère·s financier·ière·s et les fournisseurs, selon les besoins. </li></ul>Contrôles internes et conformité <ul><li>Instaurer et gérer les contrôles internes afin de protéger les actifs de l’organisation et de produire des rapports financiers exacts. </li><li>Veiller au respect des lois, des normes comptables et des règles en vigueur (principes comptables généralement reconnus, Normes comptables pour les organismes sans but lucratif, règles de l’Agence du revenu du Canada). </li><li>Tenir à jour les documents financiers et réglementaires en veillant au respect des procédures d’approbation et d’autorisation. </li><li>Repérer et gérer les risques financiers en veillant à la sécurisation et à la conservation d’une copie de sauvegarde des données ainsi qu’au maintien d’une couverture d’assurance adéquate. </li></ul>Préparation des vérifications et des taxes et impôts <ul><li>Participer à la préparation des vérifications internes et externes, notamment en rassemblant les documents requis et en répondant aux demandes d’information. </li><li>Veiller à l’exécution des vérifications annuelles dans les temps et entretenir une communication en continu avec les vérificateur·trice·s externes. </li><li>Contribuer à la préparation des déclarations fiscales trimestrielles et annuelles en veillant au respect de toutes les lois fiscales. </li><li>Remplir les déclarations fiscales et veiller au versement des paiements dans le respect des échéances pour éviter les pénalités. </li></ul>Processus de fin de mois et de fin d’exercice <ul><li>Participer aux processus de fin de mois et de fin d’exercice, notamment en ce qui a trait aux rapprochements de comptes et à la comptabilisation adéquate des opérations financières. </li></ul>Gestion du personnel  <ul><li>Superviser directement un employé,  le·a coordinateur·rice financier/le·a comptable des comptes fournisseurs.  </li><li>Veiller à l'efficacité et au bon déroulement des opérations comptables.  </li><li>Le travail est attribué et programmé en fonction des compétences, des points forts et de la capacité/charge de travail des membres de l'équipe. </li><li>Le retour d'information et le coaching sont assurés de manière continue et en temps opportun. </li><li>Il s'acquitte des tâches liées à la gestion du personnel, notamment en supervisant les performances des employés, les horaires et les présences, et en agissant en tant que premier point de contact pour les questions liées aux ressources humaines. </li></ul>Autres tâches en fonction des besoins

Assistant Controller /  Contrôleur·euse adjoint·e

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