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Administrateur ou Administratrice de Bureau Office Administrator
3 days ago
Full time role
In-person · Montreal, QC, CA
Nous voulons développer notre culture de soins afin que chacun puisse atteindre son plein potentiel et créer un milieu de travail où chacun se sent écouté et respecté. Nous voulons que vous vous sentiez inclus et que vos commentaires et idées soient appréciés.
Résumé:
L'administrateur(trice) de bureau est responsable des activités administratives générales, notamment la gestion du courrier, les demandes d'achats et les installations. Il/Elle fournit également un soutien administratif à l'équipe de développement, selon les besoins.
Exigences:
- Assurer une communication efficace par téléphone et courrier, tant en interne qu'en externe, afin de maintenir une image professionnelle.
- Assister sur des tâches telles que la gestion des factures, bons de commande, feuilles de temps et notes de frais.
- Coordonner les activités administratives générales liées à l'administration du bureau.
- Superviser l'entretien et l’aménagement des espaces et équipements de bureau, y compris l'organisation et la propreté des locaux.
- Négocier l'achat de fournitures de bureau, mobilier, équipements, etc., en respectant les politiques d'achat de l'entreprise et les restrictions budgétaires.
- Assurer l’entretien des équipements de bureau, notamment l'imprimante, la machine à affranchir, etc.
- Gérer les opérations quotidiennes des installations (distribution des clés d'accès au bâtiment et support pour les cartes d’accès de sécurité).
- Participer aux projets spéciaux, selon les besoins.
- Planifier et coordonner la logistique des réunions, y compris, mais sans s'y limiter : réunions de direction, visites d'invités externes et entretiens de candidats.
- Organiser les itinéraires et arrangements de voyage, y compris le transport aérien et terrestre, l'hébergement et autres besoins de déplacement. Doit être capable de gérer des itinéraires complexes et de s'adapter aux changements de dernière minute.
- Maintenir et organiser les dossiers.
- Assurer un accueil aux visiteurs et répondre aux appels téléphoniques si nécessaire.
- Répondre de manière proactive aux diverses demandes avec rapidité et un esprit consultatif positif.
- Suivre les procédures de sécurité et de sûreté de l'entreprise et prendre les mesures appropriées en conséquence. Signaler toute situation potentiellement dangereuse et utiliser correctement les équipements et matériaux.
- Adopter et promouvoir une attitude axée sur la sécurité et la qualité.
- Assurer une présence régulière et ponctuelle au travail, conformément aux attentes et aux horaires établis.
- Respecter le Guide de l’employé, le Code de conduite et les politiques et procédures de l’entreprise.
- Assumer l’ensemble des responsabilités liées à ce poste.
Qualifications:
- Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis.
- Minimum de 3 ans d'expérience en administration de bureau requis.
- Bilinguisme (français et anglais), à l’oral et à l’écrit.
- Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
- Sens de l’initiative développé.
- Compétences avancées en:
- Applications Microsoft Office, y compris Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.
- Lecture, analyse et interprétation d’informations générales d’entreprise.
- Organisation et gestion des priorités.
- Bonne connaissance des processus postaux, y compris l'utilisation des machines d'affranchissement, FedEx et UPS.
- Capacité à résoudre des problèmes pratiques et à gérer diverses situations avec peu de standardisation.
- Aptitude à respecter des délais serrés et à s’adapter rapidement aux changements, tout en anticipant les besoins et en trouvant des solutions de manière autonome.
- Capacité à gérer des problématiques de complexité modérée et à référer les questions plus complexes aux supérieurs hiérarchiques.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Aptitude à évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution.
- Fiabilité et constance dans l’exécution des tâches.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Compétences essentielles: sens des responsabilités, gestion des priorités, communication, collaboration et souci du détail.
Plage salariale prévue: $22.60 - $26.44
La rémunération finale sera déterminée en fonction des études, qualifications, expériences et du lieu de travail du candidat. Ce poste est admissible à une prime.
Avantages:
Les avantages suivants sont offerts dès le premier jour d'emploi:
- Assurances: médicale, médicaments, dentaire et vision dès l'embauche.
- Assurance vie de base et assurance vie pour personnes à charge.
- Assurance invalidité courte et longue durée.
- REER avec une cotisation de l'entreprise de 6 %.
- 4 semaines de congés payés (PTO) et 10 jours fériés payés.
- Remboursement des frais de scolarité et de véhicules écologiques.
- Programme de bénévolat et dons caritatifs jumelés par l'entreprise.
- Congé parental payé et congé sabbatique payé.
- Prime de recommandation des employés.
- Rabais employés et programmes de bien-être.
- Remboursement bien-être de 680 CAD par an.
Exigences physiques et environnement de travail:
Le cadre de travail et les exigences physiques sont représentatifs de ceux rencontrés dans l'exercice des fonctions essentielles du poste. Des aménagements raisonnables peuvent être proposés pour les personnes en situation de handicap.
- Rarement: porter des charges de 5 à 15 lb et monter des escaliers.
- Occasionnellement: se tenir debout et marcher.
- Fréquemment: lire, utiliser la vision et être assis(e) pendant de longues périodes.
Les candidats devront réussir une vérification des antécédents préalablement à l'embauche.
RES est un employeur offrant l’égalité des chances et s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion en milieu de travail. Nous interdisons toute forme de discrimination et de harcèlement fondée sur la race, la couleur, le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, un handicap, des informations génétiques, la grossesse ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, provinciales ou locales.
Les candidats doivent pouvoir réussir le processus de vérification de dossier d’antécédents canadiens.
#LI-hybride
We want to develop our culture of care so that everyone can reach their full potential and create a workplace where everyone feels listened to and respected. We want you to feel included and your comments and ideas to be appreciated.
Summary:
The office administrator position is responsible for overall administrative activities, including mail, purchasing requests, and facilities. It also provides administrative support to the development team as required.
Requirements:
- Ensures effective telephone and mail communications both internally and externally to maintain a professional image.
- Assists with items such as invoices, purchase orders, timesheets, and expense reports.
- Coordinates overall administrative activities in relation to Office Administration.
- Supervises the maintenance and alteration of office areas and equipment, as well as layout, arrangements, and housekeeping of office facilities.
- Negotiates the purchase of office supplies and furniture, office equipment, etc., for the entire staff in accordance with company purchasing policies and budgetary restrictions.
- Ensures the maintenance of office equipment, including copier, postage meter, etc.
- Responsible for the facility's day-to-day operations (such as distributing building access keys and backup to security access cards.)
- Participates as needed in special projects.
- Schedules and coordinates meeting space and logistics for various meetings, including but not limited to: executive meetings, external visitors, and candidate visits/interviews.
- Coordinates and arranges travel itineraries and arrangements including, but not limited to, air and ground transportation, lodging, and other travel needs. Must be able to plan complex itineraries and expedites last-minute changes.
- Maintains and organizes files.
- May provide departmental reception services, receiving and directing visitors or calls.
- Proactively responds to various requests with expeditious action and a positive, consultative approach.
- Follows company safety and security procedures and determines appropriate action. Reports potentially unsafe conditions and uses materials and equipment properly.
- Present, support, and lead-by-example with a safety and quality-oriented attitude.
- Attend work regularly and punctually, according to the established or expected schedule.
- Comply with the Employee Handbook, Code of Conduct, and Company Policies and Procedures.
- Employees are held accountable for all duties related to this position.
Qualifications:
- High school/GED, required.
- 3 or more years of experience in office administration required.
- Bilingual French and English, spoken and written.
- Ability to work autonomously, requiring minimal supervision.
- Strong sense of initiative.
- Advanced skills in:
- Microsoft Office applications including Outlook, Teams, Word, Excel and PowerPoint.
- Reading, analyzing and interpreting general business information.
- Organization
- Good working knowledge of mail processes such as postage machine, FedEx and UPS.
- Ability to solve practical problems and deal with a variety of concrete variables in situations where only limited standardization exists.
- Capacity to handle tight deadlines and last-minute changes, adapt quickly, anticipate needs, and problem-solve independently.
- Handles moderately complex issues and problems; and refers more complex issues to higher-level staff.
- Exercises discretion and maintains confidentiality.
- Thrives in a fast-paced, constantly evolving environment.
- Exhibits dependability and consistency.
- Possesses excellent oral and written communication skills.
- Functional competencies include accountability, prioritization, communication, collaboration, and attention to detail.
Anticipated base salary range: $22.60 - $26.44
The final agreed upon compensation is based on individual education, qualifications, experience, and work location. This position is bonus eligible.
RES offers benefits that are effective first day of employment. These benefits include the following:
- Medical, Prescription, Dental and Vision effective date of hire
- Basic Life and Dependent Life
- Short- and Long-Term Disability
- RRSP with 6% company match
- 4 weeks Paid Time Off (PTO) and 10 Paid Holidays
- Tuition and Green Car reimbursement
- Volunteer and Charity Matching
- Paid Parental Leave and Paid Sabbatical Leave
- Employee Referral Bonus
- Employee Discounts and Wellness programs
- Wellness Reimbursement $680 CAD annually
Physical requirements and environment:
The work environment and physical demands characteristics are representative of those the employee encounters while performing the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
Rarely: carrying 5 to 15 lbs. and climbing stairs required.
Occasionally: standing and walking required.
Frequently: reading, vision, and sitting required.
Candidates will be required to pass a pre-employment background investigation as a condition of employment.
RES is an equal opportunity employer that is committed to diversity and inclusion in the workplace. We prohibit discrimination and harassment of any kind based on race, color, sex, religion, sexual orientation, national origin, disability, genetic information, pregnancy, or any other protected characteristic as outlined by federal, state, or local laws.
Must be able to pass a Canadian Abstract Process Review.
#LI-Hybrid
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